Die Funktionalität eines Textdokumentes wird normalerweise durch den Administrator im Formular festgelegt. Sie kann aber auch individuell durch den einzelnen Anwender geändert werden. Die Datenbank kennt dazu verschiedene Referenzen im Text:
Das Datenfeld (z.B.«[Schriftverkehr]Betrifft») bildet als festen Wert direkt den Inhalt eines Feldes ab.
Die Variable (z.B. «v_Auftrag») wird vorher berechnet und lediglich aufgerufen.
Die Methode (z.B. «WR_VtlAnrede ») wird bei jeder Änderung ausgeführt und gibt ihren Wert oder Text neu aus.

Die Funktionen können in dem Fenster Textfunktionen durch Doppelklick ausgewählt werden. Das Fenster zeigt je nach Ausgangssituation unterschiedliche Listen zur Auswahl.

Mit dem Kurzbefehl cmd+R oder Apfel+R werden die Referenzen im Text sichtbar bzw. unsichtbar gemacht. Bei Serienbriefen kann durch gleichzeitiges Festhalten der Shifttaste zusätzlich zwischen den Verteilern weitergeschaltet werden.
Um die dynamische Aktualisierung zu beenden wird im Textdokument der Befehl Referenzen umformen unter dem Menü Extras ausgewählt. Dieser Vorgang ist nur durch neu einsetzen der Funktionen rückgängig zu machen.